Datenschutzerklärung für VendCare

Stand: 15.06.2026

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit VendCare verarbeitet werden.

VendCare ist eine Software-as-a-Service-Anwendung für Automatenbetreiber. Die Plattform unterstützt Betreiber dabei, Probleme an Automaten strukturiert zu erfassen, zu prüfen, Rückfragen zu stellen, Erstattungen zu dokumentieren und Vorgänge nachvollziehbar abzuschließen.

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• die Website www.VendCare.de,
• den Login- und Verwaltungsbereich von VendCare,
• den Plattformbereich für die SaaS-Verwaltung,
• öffentliche QR-Meldeformulare an Automaten,
• E-Mail-Kommunikation und Mail-Outbox,
• Ticketbearbeitung, Erstattungsdokumentation, Notizen, Uploads und Auswertungen.

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist ein ausführlicher Entwurf für VendCare. Vor Veröffentlichung sollte sie rechtlich geprüft und an die tatsächliche Serverkonfiguration, Vertragsunterlagen, AV-Verträge, Speicherfristen und eingesetzten Dienstleister angepasst werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

VendCare
Eine Marke von Held von Morgen
Marcel Held
Kreuzstraße 15/1
77743 Neuried
Deutschland

Kontakt
Telefon: 0800/ 32 00 800
E-Mail: info@VendCare.de
Web: www.VendCare.de

2. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter / Datenschutzkontakt:

Marcel Held
VendCare · Eine Marke von Held von Morgen
Kreuzstraße 15/1
77743 Neuried
Deutschland

Telefon: 0800/ 32 00 800
E-Mail: info@VendCare.de
Web: www.VendCare.de

3. Grundsätzliche Rollenverteilung

VendCare kann in zwei unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rollen handeln.

3.1 VendCare als Verantwortlicher

VendCare ist selbst Verantwortlicher, soweit personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet werden. Das betrifft insbesondere:

• Betrieb der Website,
• Bereitstellung der VendCare-Plattform,
• Verwaltung von Plattformkonten,
• Verwaltung von Mandanten,
• Vertragsdurchführung mit Automatenbetreibern,
• Support,
• Sicherheit,
• Fehleranalyse,
• Plattform-Audit-Logs,
• Mail-Outbox-Betrieb,
• Abopakete und technische Nutzungslimits,
• technische und organisatorische Absicherung der Anwendung.

3.2 VendCare als Auftragsverarbeiter

Wenn ein Kunde an einem Automaten einen QR-Code scannt und über VendCare ein Problem meldet, ist grundsätzlich der jeweilige Automatenbetreiber Verantwortlicher für diese Meldung.

VendCare verarbeitet diese Meldung dann regelmäßig im Auftrag des Automatenbetreibers. In diesem Fall entscheidet der Betreiber insbesondere über:

• Zweck der Meldung,
• erforderliche Angaben,
• Bearbeitung des Vorgangs,
• Rückfragen,
• Erstattung oder Ablehnung,
• Aufbewahrungsfrist,
• Löschung oder Anonymisierung.

Zwischen VendCare und dem jeweiligen Betreiber ist hierfür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.

3.3 Hinweis für Kunden am Automaten

Wenn Sie über einen QR-Code an einem Automaten ein Problem melden, wenden Sie sich bei Fragen zum Vorgang grundsätzlich an den jeweiligen Automatenbetreiber. Der Betreiber ist im Formular, am Automaten oder in der Kommunikation erkennbar. VendCare stellt die technische Plattform bereit.

4. Begriffe

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Fotos, Vorgangsnummern, Nachrichteninhalte oder Standortangaben, wenn diese einer Person zugeordnet werden können.

Verarbeitung meint jeden Umgang mit personenbezogenen Daten, zum Beispiel Erheben, Speichern, Anzeigen, Ändern, Übermitteln, Löschen, Anonymisieren oder Auswerten.

Betreiber ist ein Automatenbetreiber, der VendCare nutzt.

Kunde ist eine Person, die an einem Automaten ein Problem meldet.

Benutzer ist eine Person, die im Adminbereich oder Plattformbereich angemeldet ist.

Mandant ist ein Betreiberbereich innerhalb von VendCare.

Ticket oder Vorgang ist eine Meldung zu einem Automatenproblem.

5. Zwecke der Verarbeitung

VendCare verarbeitet personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Website,
• Bereitstellung der VendCare-Plattform,
• Anmeldung und Benutzerverwaltung,
• Mandantenverwaltung,
• Superadmin-Verwaltung,
• Rollen- und Rechteverwaltung,
• Verwaltung von Automaten,
• Erzeugung von QR-Codes und QR-Aushängen,
• Anzeige öffentlicher QR-Formulare,
• Entgegennahme von Meldungen,
• Erstellung und Bearbeitung von Tickets,
• Statusänderungen,
• interne Notizen,
• Nachrichten an Kunden,
• Mail-Outbox und Versandprotokoll,
• Erstattungsdokumentation,
• Dashboard und Auswertungen,
• Datenschutzaktionen wie Löschung oder Anonymisierung,
• technische Sicherheit,
• Missbrauchsschutz,
• Fehleranalyse,
• Audit-Logs,
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
• Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit VendCare selbst Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

6.1 Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Das betrifft insbesondere:

• Nutzung der SaaS-Plattform,
• Verwaltung von Betreiberkonten,
• Benutzerkonten,
• Support,
• Plattformbetrieb,
• Kommunikation mit Betreibern,
• technische Bereitstellung vereinbarter Funktionen.

6.2 Berechtigte Interessen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Das betrifft insbesondere:

• sichere Bereitstellung der Plattform,
• Schutz vor Missbrauch,
• Login-Sicherheit,
• Rate-Limits,
• Fehleranalyse,
• Audit-Logs,
• technische Protokolle,
• Nachvollziehbarkeit wichtiger Aktionen,
• Verteidigung gegen unberechtigte Ansprüche,
• Verbesserung von Bedienbarkeit und Stabilität.

6.3 Gesetzliche Pflichten

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn gesetzliche Pflichten bestehen. Das betrifft insbesondere handels-, steuer- oder nachweisrechtliche Aufbewahrungspflichten, soweit solche Daten entstehen.

6.4 Einwilligung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erforderlich ist und ausdrücklich eingeholt wird.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6.5 Auftragsverarbeitung

Wenn VendCare Daten im Auftrag eines Automatenbetreibers verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung durch VendCare auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Rechtsgrundlage gegenüber dem Kunden bestimmt dann der jeweilige Betreiber.

7. Website und Serverlogs

Beim Besuch der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet.

Dazu können gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene URL,
• Referrer-URL,
• Browsertyp,
• Browserversion,
• Betriebssystem,
• HTTP-Statuscode,
• übertragene Datenmenge,
• Server- und Fehlerlogs.

Zweck der Verarbeitung ist die technische Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Serverlogs werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchserkennung erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur bei Sicherheitsvorfällen, Missbrauchsverdacht oder gesetzlichen Pflichten.

8. Hosting

Die Website und die VendCare-Plattform werden bei folgendem Hostinganbieter betrieben:

SpeedIT Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Asphalweg 26
30916 Isernhagen
Deutschland

Datenschutzerklärung des Hostinganbieters:
https://www.speedit.org/datenschutz/

Der Hostinganbieter verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für Betrieb, Speicherung, Auslieferung, Sicherung, Serverlogs, technische Sicherheit und Wartung erforderlich ist.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Serverlogs,
• Datenbankinhalte,
• Dateiuploads,
• Konfigurationsdaten,
• Backupdaten,
• technische Kommunikationsdaten.

Mit dem Hostinganbieter ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden.

9. Cookies, Sessions und Endgerätezugriffe

VendCare verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien.

Dazu gehören insbesondere:

• Session-Cookies für angemeldete Benutzer,
• CSRF-Schutz für Formulare,
• Login-Status,
• technische Sicherheitsmerkmale,
• gegebenenfalls Bedienzustände innerhalb der Oberfläche.

Diese Cookies sind erforderlich, um VendCare sicher bereitzustellen. Ohne diese Cookies sind Login, Adminbereich, Plattformbereich und geschützte Formulare nicht zuverlässig nutzbar.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Cookies für die Nutzung der Plattform erforderlich sind, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheitszwecke.

Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, richtet sich dies zusätzlich nach § 25 TDDDG. Technisch notwendige Speicherungen sind ohne Einwilligung zulässig, wenn sie erforderlich sind, um den ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

VendCare verwendet in der Standardkonfiguration keine Marketing-Cookies, keine Werbeprofile und kein Tracking zu Werbezwecken.

Sollten später Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste ergänzt werden, wird diese Datenschutzerklärung angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

10. Kontaktaufnahme

Wenn Sie VendCare kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten verarbeitet.

Dazu können gehören:

• Name,
• Firma,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Nachricht,
• Zeitpunkt der Anfrage,
• technische Kommunikationsdaten.

Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage, Kommunikation und Dokumentation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft. In anderen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen.

Kontaktanfragen werden gelöscht, wenn sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. VendCare-Benutzerkonten

Wenn ein Betreiber VendCare nutzt, werden Benutzerkonten angelegt.

Dabei können verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Passwort-Hash,
• Rolle,
• Status,
• Mandantenzuordnung,
• letzter Login,
• Zeitpunkte der Anlage und Änderung,
• Audit-Log-Einträge,
• IP-Adresse oder IP-Hash bei sicherheitsrelevanten Vorgängen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Es wird nur ein Passwort-Hash gespeichert.

Zweck ist die Bereitstellung sicherer Benutzerkonten, Zugriffskontrolle, Rollenverwaltung und Nachvollziehbarkeit wichtiger Aktionen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsprotokolle werden zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt.

12. Rollen und Rechte

VendCare unterscheidet im Mandantenbereich insbesondere:

• Admin,
• Bearbeiter,
• Nur Lesen.

Admins können Einstellungen, Benutzer, Automaten und Tickets verwalten.

Bearbeiter können Tickets bearbeiten, Notizen schreiben, Erstattungen dokumentieren und Nachrichten senden.

Nur-Lesen-Benutzer können Daten ansehen, aber keine Änderungen vornehmen.

Im Plattformbereich gibt es zusätzlich den Superadmin. Der Superadmin verwaltet Mandanten, Pakete, Limits und Plattformbenutzer. Der Plattformbereich ist vom Mandantenbereich getrennt.

Die Rollen- und Rechteverwaltung dient dem Schutz personenbezogener Daten und der Mandantentrennung.

13. Mandantenverwaltung

Für Mandanten werden Stammdaten verarbeitet.

Dazu können gehören:

• Name des Betreibers,
• Firmenname,
• Kontakt-E-Mail,
• Telefonnummer,
• Logo,
• Status,
• interne Notiz für die Plattformverwaltung,
• Paket und Limits,
• Zeitpunkte der Anlage und Änderung.

Zweck ist die Verwaltung des Betreiberkontos, Bereitstellung der SaaS-Funktion, Zuordnung von Benutzern, Paketgrenzen und Mandantentrennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Interne Notizen und Sicherheitsinformationen können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.

14. Automatenverwaltung

Betreiber können Automaten in VendCare verwalten.

Dabei können verarbeitet werden:

• Automatennummer,
• Name des Automaten,
• Standortname,
• Standortbeschreibung,
• Adresse,
• PLZ,
• Ort,
• Ansprechpartner,
• Kontakt-E-Mail,
• Kontakt-Telefon,
• interne Notiz,
• Status,
• QR-Token,
• QR-Link,
• Zeitpunkte der Anlage und Änderung.

Diese Daten können personenbezogen sein, wenn zum Beispiel Ansprechpartner, Kontaktinformationen oder Standortbeschreibungen Rückschlüsse auf Personen zulassen.

Zweck ist die Verwaltung der Automaten, die Erzeugung von QR-Codes und die Zuordnung eingehender Meldungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Nutzung durch den Betreiber. Interne Notizen und Protokolle können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.

15. QR-Code und öffentlicher Meldelink

Für jeden Automaten wird ein öffentlicher Link mit einem zufälligen Token erzeugt. Dieser Link enthält keine fortlaufende Datenbank-ID.

Beim Aufruf des QR-Links wird der Automat erkannt. Der Kunde muss den Automaten nicht selbst auswählen.

Beim Aufruf des Formulars können technische Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse oder IP-Hash,
• Zeitpunkt des Aufrufs,
• User-Agent,
• öffentlicher Token,
• Rate-Limit-Informationen,
• Honeypot-Informationen.

Zweck ist die Anzeige des richtigen Formulars, Schutz vor Missbrauch und sichere Ticketanlage.

Verantwortlicher für die Meldung ist grundsätzlich der jeweilige Automatenbetreiber. VendCare verarbeitet diese Daten in der Regel im Auftrag des Betreibers.

16. Öffentliche Meldung am Automaten

Wenn ein Kunde ein Problem über das öffentliche Formular meldet, können folgende Daten verarbeitet werden:

• Problemtyp,
• Betrag,
• Produktname,
• Zahlungsart,
• ungefährer Zeitpunkt,
• Beschreibung,
• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer oder WhatsApp-Nummer,
• bevorzugter Kontaktweg,
• Foto,
• Datenschutzbestätigung,
• Vorgangsnummer,
• IP-Hash,
• User-Agent,
• Zeitpunkt der Meldung,
• Automat und Standort.

Pflichtangaben werden auf das Notwendige beschränkt. In der Standardkonfiguration sind insbesondere Problemtyp, Betrag oder Produkt, Kontaktmöglichkeit oder Rückmeldeweg und Datenschutzbestätigung erforderlich.

Optionale Angaben helfen dem Betreiber, den Vorgang schneller zu prüfen. Dazu gehören Name, genauere Beschreibung, Foto, Zahlungsart oder ungefährer Zeitpunkt.

Zweck ist die Erfassung und Bearbeitung eines Automatenproblems, Rückfrage an den Kunden und nachvollziehbare Entscheidung über Prüfung, Erstattung, Ablehnung oder Abschluss.

Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Automatenbetreiber. VendCare verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter.

17. Fotos und Uploads

Kunden können optional ein Foto hochladen.

Fotos können personenbezogene Daten enthalten, wenn Personen, Kennzeichen, Zahlungsbelege, Standortdetails oder andere identifizierende Informationen sichtbar sind.

VendCare beschränkt Uploads technisch auf erlaubte Dateitypen, zum Beispiel JPG, JPEG, PNG und WebP. Dateien werden mit zufälligen Dateinamen gespeichert. Uploads werden nicht als ausführbare Dateien bereitgestellt.

Zweck ist die bessere Prüfung eines Vorgangs. Ein Foto kann zum Beispiel zeigen, dass ein Produkt festhängt, beschädigt ist oder dass eine Anzeige am Automaten eine Fehlermeldung zeigt.

Wenn ein Foto für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist, kann es gelöscht werden. Je nach Einstellung des Betreibers werden Fotos mit dem Ticket gelöscht oder im Rahmen der Anonymisierung entfernt.

18. Tickets und Ticketbearbeitung

Aus einer Meldung entsteht ein Ticket mit Vorgangsnummer.

Dabei können verarbeitet werden:

• Ticketnummer,
• Automat,
• Standort,
• Problemtyp,
• Betrag,
• Produkt,
• Zahlungsart,
• Beschreibung,
• Kundendaten,
• Fotos,
• Status,
• Statusverlauf,
• interne Notizen,
• Nachrichtenverlauf,
• Erstattungsdokumentation,
• Zeitpunkte der Anlage und Änderung,
• bearbeitende Benutzer.

Das Ticket dient der strukturierten Bearbeitung des Vorgangs.

Statuswerte können insbesondere sein:

• Neu,
• In Prüfung,
• Rückfrage,
• Erstattet,
• Abgelehnt,
• Erledigt,
• Spam oder Missbrauch.

Statusänderungen werden protokolliert, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.

19. Interne Notizen

Benutzer des Betreibers können interne Notizen zu Tickets erfassen.

Interne Notizen sind nicht öffentlich sichtbar. Sie können aber personenbezogene Daten enthalten, wenn ein Benutzer dort Kundendaten, Prüfergebnisse oder Kontaktinformationen einträgt.

Zweck ist die interne Bearbeitung und Dokumentation.

Benutzer sind angehalten, nur erforderliche Informationen einzutragen und keine unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Daten zu speichern.

20. Kommunikation mit Kunden

VendCare kann E-Mails im Zusammenhang mit einem Ticket versenden.

Das betrifft insbesondere:

• Eingangsbestätigung,
• Rückfrage,
• Antwort auf eine Meldung,
• Hinweis zu einer Erstattung,
• Ablehnung,
• Bitte um Foto oder weitere Angaben.

Dabei können verarbeitet werden:

• Empfängeradresse,
• Betreff,
• Nachrichtentext,
• Ticketnummer,
• Automat oder Standort,
• Status der E-Mail,
• Zeitpunkt der Erstellung,
• Zeitpunkt des Versands,
• Fehlerstatus,
• Eintrag in der Mail-Outbox.

Zweck ist die Kommunikation zwischen Betreiber und Kunde.

Wenn eine Nachricht aus einem Ticket heraus gesendet wird, wird sie im Nachrichtenverlauf gespeichert.

21. Mail-Outbox und Mailversand

VendCare verwendet eine Mail-Outbox. Das bedeutet: E-Mails werden zunächst als Versandauftrag gespeichert und anschließend durch einen Cronjob oder eine manuelle Verarbeitung versendet.

Dabei können verarbeitet werden:

• Mandant,
• Ticketbezug,
• Empfänger,
• Betreff,
• Nachrichtentext,
• Versandprovider,
• Status,
• Anzahl der Versandversuche,
• Fehlermeldung,
• Zeitpunkt der Planung,
• Zeitpunkt des Versands.

Zweck ist ein stabiler Versand, ohne dass öffentliche Formulare durch Mailversand verzögert werden.

Mailfehler werden protokolliert, soweit dies zur Fehleranalyse erforderlich ist. API-Schlüssel werden nicht in Logs gespeichert.

22. Mailjet

Für den produktiven E-Mail-Versand kann VendCare Mailjet verwenden.

Anbieter ist:

Mailjet SAS
13-13 bis rue de l’Aubrac
75012 Paris
Frankreich

Mailjet gehört zur Sinch-Gruppe.

Wenn Mailjet verwendet wird, werden die für den Versand erforderlichen Daten an Mailjet übermittelt. Dazu gehören insbesondere:

• Empfängeradresse,
• Absenderdaten,
• Betreff,
• Nachrichtentext,
• technische Versanddaten.

Zweck ist der Versand von Transaktions-E-Mails, zum Beispiel Eingangsbestätigungen und Antworten auf Tickets.

Rechtsgrundlage ist je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn VendCare im Auftrag eines Betreibers handelt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Mit Mailjet ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, soweit Mailjet als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird.

Ob und in welchem Umfang Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, richtet sich nach den jeweils eingesetzten Mailjet-Diensten und Vertragsunterlagen. Falls eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, muss diese auf eine geeignete Grundlage gestützt werden, zum Beispiel einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.

23. Erstattungsdokumentation

VendCare bietet keine Zahlungsabwicklung. Erstattungen werden nicht automatisch ausgeführt. Die Software dokumentiert nur, ob und wie der Betreiber eine Erstattung vorgenommen hat.

Dabei können verarbeitet werden:

• Ticketnummer,
• Erstattungsart,
• Betrag,
• Datum,
• Referenz,
• Kommentar,
• bearbeitender Benutzer,
• Zeitpunkt der Dokumentation.

Erstattungsarten können zum Beispiel sein:

• PayPal,
• Überweisung,
• Bar,
• Ersatzprodukt,
• Gutschein,
• keine Erstattung.

Es sollen keine vollständigen Bankdaten, keine vollständigen IBANs und keine unnötigen Zahlungsdaten gespeichert werden.

Zweck ist die nachvollziehbare Dokumentation des Vorgangs.

24. Dashboard und Auswertungen

VendCare zeigt einfache Kennzahlen und Auswertungen.

Dazu gehören zum Beispiel:

• neue Tickets heute,
• offene Tickets,
• Tickets in Prüfung,
• Tickets mit Rückfrage,
• ältere Tickets,
• erstatteter Betrag im Monat,
• häufige Problemtypen,
• auffällige Automaten,
• Tickets je Automat,
• Tickets je Problemtyp,
• Erstattungen je Monat,
• durchschnittliche Bearbeitungszeit.

Diese Auswertungen dienen dem Betreiber dazu, Vorgänge zu überblicken und wiederkehrende Probleme zu erkennen.

Die Auswertungen sollen möglichst auf aggregierter Ebene erfolgen. Personenbezogene Inhalte werden im Dashboard nicht unnötig angezeigt.

25. Superadmin und Plattformverwaltung

Der Plattformbereich dient der Verwaltung der VendCare-SaaS-Plattform.

Dabei können verarbeitet werden:

• Plattformbenutzer,
• Superadmin-Login,
• Mandantenstammdaten,
• Benutzer eines Mandanten,
• Paketzuweisungen,
• Limits,
• Mandantenstatus,
• interne Notizen,
• Mail-Outbox-Status,
• Audit-Log-Einträge.

Der Superadmin kann Mandanten, Pakete und Benutzer verwalten. Er soll Ticketinhalte nicht unnötig einsehen oder bearbeiten, außer dies ist für Support, Fehlerbehebung oder rechtlich erforderliche Maßnahmen notwendig.

Zweck ist die Verwaltung des SaaS-Betriebs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung mit Betreibern und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Plattformadministration, Sicherheit und Missbrauchsschutz.

26. Pakete und Limits

VendCare kann interne Pakete und Limits verwalten.

Dabei können verarbeitet werden:

• Paketname,
• Paketstatus,
• Mandant,
• maximale Anzahl Benutzer,
• maximale Anzahl Automaten,
• maximale Anzahl Tickets pro 3-Monatszeitraum,
• maximaler Uploadspeicher,
• individuelle Limits,
• Abo-Status,
• interne Notiz,
• Zeitpunkte der Anlage und Änderung.

Diese Daten dienen der technischen Begrenzung der Nutzung. VendCare führt in der aktuellen Version keine automatische Zahlungsabwicklung und keine automatische Aboabrechnung durch.

27. Audit-Logs und Sicherheitsprotokolle

VendCare protokolliert wichtige Aktionen.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Login,
• Logout,
• fehlgeschlagene Loginversuche,
• Benutzeranlage,
• Benutzeränderung,
• Mandantenänderung,
• Automat angelegt,
• Automat geändert,
• QR-Token erzeugt,
• Ticketstatus geändert,
• interne Notiz hinzugefügt,
• Erstattung dokumentiert,
• Nachricht gesendet,
• Paket geändert,
• Limit geändert,
• Datenschutzaktion durchgeführt.

Audit-Logs können enthalten:

• Benutzer-ID,
• Mandant,
• Aktion,
• Objekttyp,
• Objekt-ID,
• Zeitpunkt,
• IP-Adresse oder IP-Hash,
• technische Details.

Zweck ist Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Missbrauchsschutz und Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren Betrieb der Plattform und in der Nachvollziehbarkeit wichtiger Aktionen.

28. Rate-Limit und Missbrauchsschutz

VendCare nutzt einfache Schutzmechanismen gegen Missbrauch.

Dazu gehören:

• Rate-Limit beim Login,
• Rate-Limit für öffentliche Formulare,
• Honeypot-Felder,
• Prüfung ungültiger QR-Tokens,
• Blockierung deaktivierter Automaten,
• Blockierung gesperrter Mandanten,
• Protokollierung auffälliger Anfragen.

Dabei können IP-Adresse, IP-Hash, Zeitpunkt, User-Agent und Formularstatus verarbeitet werden.

Zweck ist der Schutz der Plattform und der Betreiber vor Spam, Brute Force und missbräuchlichen Meldungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

29. Weitere Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hostinganbieter,
• E-Mail-Dienstleister,
• IT-Dienstleister,
• Supportdienstleister,
• Steuerberatung, soweit geschäftliche Unterlagen betroffen sind,
• Rechtsberatung, falls rechtliche Ansprüche geprüft werden müssen,
• Behörden, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

Auftragsverarbeiter werden nur eingesetzt, wenn sie vertraglich gebunden sind und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten.

30. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies rechtlich zulässig ist.

Mögliche Grundlagen sind:

• Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• EU-Standardvertragsklauseln,
• ausdrückliche Einwilligung,
• vertragliche Erforderlichkeit,
• gesetzliche Verpflichtung.

Soweit Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR eingesetzt werden, werden geeignete Schutzmaßnahmen geprüft und dokumentiert.

31. Speicherdauer

VendCare speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen.

Für VendCare gelten in der Standardlogik folgende Grundsätze:

• Benutzerkonten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
• Mandantendaten werden für die Dauer der Nutzung und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.
• Tickets werden nach den vom Betreiber festgelegten Fristen gelöscht oder anonymisiert.
• Fotos werden gelöscht, wenn sie nicht mehr erforderlich sind oder wenn das zugehörige Ticket gelöscht oder anonymisiert wird.
• Mail-Outbox-Einträge werden so lange gespeichert, wie dies für Versandnachweis, Fehlerbehebung und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.
• Audit-Logs werden so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsschutz erforderlich ist.
• Serverlogs werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, soweit keine längere Speicherung wegen Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

Mögliche Ticket-Fristen in VendCare sind:

• 90 Tage,
• 180 Tage,
• 365 Tage,
• individuelle Frist.

Der Betreiber kann je nach Einstellung und rechtlicher Bewertung eine passende Frist wählen.

32. Anonymisierung von Tickets

VendCare kann Tickets anonymisieren.

Dabei können entfernt oder geleert werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Beschreibung, wenn personenbezogen,
• IP-Hash,
• User-Agent,
• Fotos,
• personenbezogene Nachrichteninhalte, soweit erforderlich.

Statistische Informationen können erhalten bleiben, zum Beispiel:

• Automat,
• Problemtyp,
• Betrag,
• Status,
• Monat,
• Erstattungsbetrag.

Zweck ist, Auswertungen weiterhin zu ermöglichen, ohne personenbezogene Kundendaten länger als nötig aufzubewahren.

33. Löschung von Tickets und Fotos

Admins können Tickets oder Fotos löschen, soweit die Funktion freigeschaltet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Beim Löschen eines Fotos wird die Datei physisch entfernt oder der Datenbankeintrag entsprechend gelöscht oder als gelöscht markiert.

Beim Löschen eines Tickets können zugehörige Daten entfernt werden, zum Beispiel Fotos, Notizen, Nachrichten und Erstattungseinträge.

Eine Löschung wird im Audit-Log protokolliert.

34. Backups

VendCare kann durch den Betreiber oder Hostinganbieter gesichert werden.

Backups können personenbezogene Daten enthalten.

Zweck ist Wiederherstellung bei technischen Fehlern, Sicherheitsvorfällen oder Datenverlust.

Backups werden geschützt gespeichert und nur im erforderlichen Umfang genutzt.

Backups werden nach einem festgelegten Backupkonzept gelöscht oder überschrieben.

35. Datensicherheit

VendCare trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• HTTPS,
• Passwort-Hashing,
• CSRF-Schutz,
• Session-Schutz,
• HttpOnly-Cookies,
• SameSite-Cookies,
• Secure-Cookies bei HTTPS,
• Rate-Limit,
• Rollen- und Rechtekonzept,
• Mandantentrennung,
• geschützte Uploads,
• zufällige Dateinamen,
• Prüfung von Dateitypen,
• zentrale Fehlerbehandlung,
• Debug-Ausgabe im Produktivbetrieb deaktiviert,
• Security-Header,
• Audit-Logs,
• Zugriffsbeschränkung auf interne Ordner,
• regelmäßige Backups im Betrieb.

36. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Wenn Sie VendCare als Betreiber nutzen möchten, sind bestimmte Daten erforderlich. Ohne diese Daten können kein Benutzerkonto, kein Mandant und keine Plattformfunktionen bereitgestellt werden.

Wenn Sie als Kunde ein Problem am Automaten melden, sind nur die für die Bearbeitung erforderlichen Angaben notwendig. Ohne Problemtyp, Betrag oder Produkt, Kontaktmöglichkeit oder Rückmeldeweg und Datenschutzbestätigung kann der Betreiber den Vorgang möglicherweise nicht prüfen.

Optionale Angaben sind freiwillig. Wenn optionale Angaben nicht gemacht werden, kann die Bearbeitung länger dauern oder eine Rückfrage unmöglich sein.

37. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

VendCare trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung.

Es findet kein Profiling zu Werbezwecken statt.

Paketlimits können automatisch verhindern, dass ein Betreiber neue Benutzer oder Automaten anlegt. Diese technische Begrenzung betrifft den Betreiberzugang und keine automatisierte Entscheidung über Kunden am Automaten.

38. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung,
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Wenn VendCare im Auftrag eines Automatenbetreibers handelt, leitet VendCare Anfragen betroffener Personen an den zuständigen Betreiber weiter oder unterstützt den Betreiber bei der Beantwortung.

Anfragen richten Sie bitte an:

E-Mail: info@VendCare.de

Damit eine Anfrage zugeordnet werden kann, werden je nach Fall Angaben wie Vorgangsnummer, E-Mail-Adresse, betroffener Automat oder Betreiber benötigt.

39. Widerspruchsrecht

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können betroffene Personen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Die Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

40. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

41. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde des Wohnorts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes sein.

Für VendCare ist voraussichtlich zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

42. Minderjährige

VendCare richtet sich nicht gezielt an Kinder.

Es kann jedoch vorkommen, dass Minderjährige an einem Automaten ein Problem melden. In diesem Fall sollen nur die für die Bearbeitung erforderlichen Daten angegeben werden. Betreiber sollten bei Automaten an Schulen, Vereinen oder ähnlichen Orten besonders datensparsam handeln.

43. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister, rechtliche Anforderungen oder technische Abläufe ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Website oder innerhalb der Plattform abrufbar.

44. Ergänzender Hinweis für Automatenbetreiber

Wenn Sie VendCare als Betreiber einsetzen, müssen Sie für Ihre eigenen Kunden eine passende Datenschutzerklärung bereitstellen.

Diese sollte mindestens erklären:

• wer Betreiber des Automaten ist,
• wer für die Meldung verantwortlich ist,
• welche Daten im Formular abgefragt werden,
• wofür die Daten genutzt werden,
• wie lange Tickets gespeichert werden,
• ob Fotos verarbeitet werden,
• ob Kunden per E-Mail kontaktiert werden,
• ob Erstattungen dokumentiert werden,
• welche Rechte Kunden haben,
• wie Kunden Datenschutzanfragen stellen können.

Außerdem ist mit VendCare ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen, wenn VendCare personenbezogene Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag verarbeitet.

45. Kurzfassung für das öffentliche QR-Formular

Für das öffentliche Formular kann zusätzlich folgender kurzer Hinweis verwendet werden:

Wir verwenden deine Angaben ausschließlich zur Bearbeitung dieser Meldung. Pflichtangaben sind auf das Notwendige beschränkt. Deine Meldung wird dem zuständigen Automatenbetreiber zugeordnet. Der Betreiber prüft den Vorgang und kann dich bei Rückfragen oder zur Klärung kontaktieren. Fotos sind freiwillig. Bitte lade keine Fotos hoch, auf denen unnötig Personen, Ausweise, vollständige Zahlungsdaten oder andere sensible Informationen zu sehen sind. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung.

46. Kurzfassung für Betreiber-Mandanten

Für Betreiber-Mandanten kann zusätzlich folgender Hinweis verwendet werden:

Verantwortlich für die Bearbeitung dieser Meldung ist der auf dieser Seite genannte Automatenbetreiber. VendCare stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet die Daten im Auftrag des Betreibers.